communicatieadvies

Wie is vandaag nog echt out-of-office?

Morgen begint voor mij de zomervakantie. Tot voor een week was het alle zeilen bijzetten om het werk rond te krijgen en sinds deze week valt alles stil, zoals dat elk jaar gebeurt. Als je iemand mailt, krijg je nu gegarandeerd een out-of-office reply. ‘Hoi ik ben er niet, ik heb geen of beperkte toegang tot mijn mails, maar je kan bij deze of gene collega terecht voor dringende zaken.’

Zelf stel ik al een paar jaar geen afwezigheidsassistent meer in en ik heb daar een paar goeie en minder goeie redenen voor.

Ik heb veel e-mailadressen

In Outlook kan ik niet in één beweging voor al die verschillende inboxen een out-of-office instellen. Ik zeg niet dat het níet kan, ik zeg dat ík het niet kan. Een wereld van verschil. Ik zou dus voor elke inbox apart een OOF moeten instellen, voor sommige bij Gmail, voor andere in Outlook en voor nog andere heb ik zelfs geen idee waar. Een halve dagtaak, waar ik enorm tegen opzie.

Dat is een erg slechte reden, ik geef het toe.

Ik heb geen collega die mijn mailbox opvolgt

Mijn medewerkers zijn freelancers. Zij hebben hun werk en hun planning en tenzij het is om extra werk met krappe deadlines op hun bord gooien, bemoei ik me niet met hun agenda. Zelfs de collega’s die een @cactuscommunications.be-adres hebben, ga ik niet lastigvallen met mijn mailbox.

Dus als ik wel een out-of-office aanzet, zou het zijn om te zeggen dat de afzender bedankt is, maar dat zijn of haar mail niet gelezen wordt. En dat ik niet graag gebeld wordt tijdens mijn verlof, omdat geen enkel werkgerelateerd issue zo dringend kan zijn dat ik er mijn vakantie voor onderbreek. Zelfs niet wanneer ik gewoon in mijn tuin zit te niksen.

Dat vind ik al bij al een redelijk klantonvriendelijke boodschap. Dus stel ik geen OOF in. Ik heb dat ook niet nodig want…

Ik bereid mijn afwezigheid voor

Bij Cactus Communications zijn we gezegend met meer dan 80 procent vaste klanten, voor wie we continu werken. Zij weten al lang dat ik een paar weken niets kan doen en we hebben daar een mouw aan gepast door… harder te werken in aanloop van het verlof. (ik heb helaas nog altijd geen betere oplossing gevonden, als je die wel hebt, laat gerust iets weten.)

Opdrachten die omwille van een deadline toch moeten gebeuren tijdens mijn verlof zijn netjes doorgegeven aan mijn collega’s. Klanten zijn daarvan op de hoogte en iedereen heeft elkaars contactgegevens.

Ik lees je mails wel, ik antwoord alleen niet

En tot slot gelooft niemand nog dat je op vakantie geen toegang hebt tot je mailbox. Iedereen heeft een smartphone en overal is er wifi of 4G. Mails worden natuurlijk wel gelezen, ze worden alleen niet beantwoord. Mijn out-of-office zou dan iets moeten zijn als: ‘Ik lees je mail, maar ik ga niet antwoorden omdat ik in de zon lig te chillaxen.’

Ik heb dat een paar jaar zo’n out-of-office reply gehad, maar toen ik zag dat ik heel dringende mails toch beantwoordde, ben ik daarmee gestopt. Als ik met vakantie ben, lees ik mijn mails ’s ochtends voor het ontbijt en ’s avonds. Ik lees ze en ik antwoord alleen als het echt niet anders kan. Met wat geluk volstaat het spam te deleten, mails te forwarden of er een vlagje aan te hangen. Dat duurt hooguit twee keer tien minuten per dag.

Dat heeft bovendien het voordeel dat ik me niet door een immense hoop mails moet worstelen wanneer ik terug aan de slag ga. Ik ben helemaal mee en weet onmiddellijk waarmee ik kan beginnen.

Dit gezegd zijnde: mail de komende weken toch maar liever niet. Ik ben op vakantie en ik probeer zo weinig mogelijk aan het werk te denken.