Een tijdje geleden stelde een klant me de vraag welke tool we gebruiken als contentplanning. Ik antwoordde ik dat we bij Cactus Communications voor alles wat we georganiseerd moeten krijgen, Trello gebruiken. Dus ook om onze content – en die van klanten – te managen.
Trello is een online scrumboard zoals dat kwam overgewaaid uit het agile projectmanagement in de softwarewereld. Het komt erop neer dat je post-its van de ene kolom naar de andere verschuift om de vooruitgang van het project te visualiseren. Bij voorkeur aan het begin van de werkdag tijdens een korte stand-up met het multidisciplinaire team. Dat is het idee achter scrum in een dertigtal woorden. Het leuke is nu dat Trello de perfecte content tool kan zijn, als je de mogelijkheden zinvol benut. Exit het overzicht in Excel, waar je meer tijd stak in het updaten van je overzicht dan in het maken van content.
De ‘editorial workflow’
Bij Cactus Communications gebruiken we volgende kolommen om bij te houden in welke fase van de ‘editorial workflow’ verschillende berichten en posts zich bevinden:
- Ideeën voor artikels: alle ideeën, goed en slecht, links naar artikels die we lazen, inspiratie…
- Ideeën voor social media: idem, maar dan voor social media posts waarover we zelf geen blogartikeltje gaan schrijven
- Research: het idee krijgt vorm, we denken na over het onderwerp, lezen ons in…
- Writing: aan het schrijven (dit is de kolom waar dit artikel zich nu bevindt, wanneer jij dit leest, is het naar de kolom Gepubliceerd verhuisd).
- Editing, graphics, CMS: tekst is klaar, we zoeken een visual, we zetten een draft klaar in het CMS van onze website
- Promotie: via welk kanaal gaan we de blog delen, hier kunnen we ook al een paar suggesties voor een tweet toevoegen
- Ingepland: het artikel staat klaar en we hebben aan de kaart in Trello een ‘vervaldatum’ toegevoegd.
- Klaar voor publicatie: het artikel staat klaar in het CMS en de post is ingepland op Hootsuite. We hoeven nergens meer aan te denken.
- Also know as het archief.
Labels en power-ups
Elk bericht of post krijgt een eigen ‘kaart’, de post-its van ons Trello-scrumboard. Die kan je toewijzen aan personen uit je team die een bijdrage moeten leveren; denk bv. aan een visual bewerken, een tweet bedenken. Je kan bij elke kaart opmerkingen schrijven of een checklist toevoegen.
Je kan aan de kaarten ook meerdere labels toekennen. Dan krijgt een kaart een markering in een bepaalde kleur. Wij gebruiken inhoudelijke labels (bv. voor copywriting, content marketing, social media…), zo zie je in één oogopslag op het bord of de inhoudelijke mix goed zit. Te weinig verschillende kleurtjes op ons bord? Dan moeten we op zoek naar nieuwe topics over een bepaald onderwerp.
Zoals gezegd kan je aan kaarten ook een ‘vervaldatum’ toekennen. Bij ons is dat de publicatiedatum. Door dat te doen en vervolgens via het rechtermenu van je bord de power-up ‘calender view’ te activeren, kan je met een klik van je scrumboard, je contentplanning en werkverdeling dus, naar je contentkalender overgaan. Probeer dat maar eens in Excel. Je krijgt per week of per maand een duidelijk overzicht van wat je wanneer gaat publiceren. Als een kaart zijn vervaldatum nadert, kan je een melding ontvangen.
Contentplanning wordt leuk
Verder werkt Trello natuurlijk uitstekend op je telefoon en kan je het perfect integreren met de Google Drive van je team, Slack etc. Inspiratie over hoe je Trello best gebruikt vind je op hun fantastische blog. (tip: schrijf je in op hun nieuwsbrief). En ik weet het, het klinkt alsof ik aandelen heb, maar dat is niet zo.
Wie zoekt naar een werkbare, zelfs leuke manier om content te managen met het hele team (of alleen), moet zeker Trello proberen. En wie vragen heeft over hoe je dat doet of hulp wil bij het opzetten van een contentplanning met Trello, mag natuurlijk contact met me opnemen.